İnsan kaynakları yazılımı

İnsan kaynakları yazılımı nedir ve hangi ihtiyacı çözer?

İnsan kaynakları yazılımı, insan kaynakları yazılımı arayışının işe alım tarafını (ilan, aday takip, değerlendirme, teklif) ATS ile karşılar; bordro, izin ve özlük gibi çalışan süreçlerini kapsamadığını açıkça söyler ve mevcut İK yazılımıyla nasıl yan yana çalıştığını anlatır.

Bir şirket 'insan kaynakları yazılımı' arar; teklif alınan paketlerde bordro ve izin güçlü, işe alım ise başvuru formundan ibarettir. Satın alma sonrası ilanlar yine iş portalında, adaylar yine e-postada, mülakat notları yine defterde kalır; İK yazılımı yalnız işe alınan kişiyi kaydeder.

Ekipler neden bu çözüme ihtiyaç duyar?

İK yazılımı seçerken işe alım modülünün basit bir form düzeyinde kalması, aday verisinin çalışan sistemine gereksiz taşınması, işe alım ekibinin İK yazılımını değil e-posta ve tabloyu kullanması ve işe alınan kişinin bilgilerinin iki sisteme elle girilmesi: insan kaynakları yazılımı arayışı çoğu ekipte bu dört belirtiyle başlar.

Belirtilerin ortak kökü aynıdır: insan kaynakları yazılımının işe alım tarafının ATS ile karşılanması; bordro, izin ve özlük süreçlerinin ayrı sistemde kalması sağlanmadığında her adım kişiye bağlı yürür. İnsan kaynakları yazılımı arayan ve önceliği işe alım olan şirketler ile İK ekipleri için bunun maliyeti önce zaman kaybı (aday verisinin çalışan sistemine gereksiz taşınması), sonra aday güveni (İK yazılımı seçerken işe alım modülünün basit bir form düzeyinde kalması) ve en sonunda savunulamayan kararlardır.

Süreç nasıl işler?

Akış üç adımdır. 1) İK yazılımınızda hangi işe alım adımlarının eksik kaldığını yazın. 2) İşe alım tarafını ATS'de kurun, çalışan süreçlerini mevcut sistemde bırakın. 3) İşe alınan adayı CSV veya API ile İK yazılımına devredin. Üç adım aynı aday kaydı üzerinde ilerler. Bağlayıcı ilke: insan kaynakları yazılımının işe alım tarafının ATS ile karşılanması; bordro, izin ve özlük süreçlerinin ayrı sistemde kalması.

Adımların arkasındaki yetenekler ilan ve aday takip sistemi, toplu CV analizi ve mülakat ve teklif akışı ile başlar; rol tabanlı erişim, işe alım raporlaması ve CSV dışa aktarma ve REST API süreci tamamlar. Böylece İK yazılımı seçerken işe alım modülünün basit bir form düzeyinde kalması gibi bir durum kişisel dosyada ya da e-posta kutusunda kaybolmaz.

• İlan ve aday takip sistemi: İK yazılımı seçerken işe alım modülünün basit bir form düzeyinde kalması sorununun ilk karşılığı; sahibi ve başarı ölçütü baştan tanımlanır.
• Toplu CV analizi: insan kaynakları yazılımı arayan ve önceliği işe alım olan şirketler ile İK ekipleri için günlük kullanımı pilotta sınanır; benimsenmiyorsa yapılandırma değişir.
• Mülakat ve teklif akışı: işe alım ekibinin İK yazılımını değil e-posta ve tabloyu kullanması durumunda ürettiği çıktı nihai karar değil, ekipçe incelenecek kanıttır.
• Rol tabanlı erişim: işe alınan kişinin bilgilerinin iki sisteme elle girilmesi riskine karşı kimin neyi ne zaman değiştirdiği kayıtlıdır.
• İşe alım raporlaması: İK yazılımına temiz devir hedefine katkısı düzenli ölçülür; ölçülemiyorsa kapsam daraltılır.
• CSV dışa aktarma ve REST API: aday ve çalışan verisinin ayrışması hedefinin sürdürülebilir olmasını sağlar.

Başarıyı hangi göstergelerle izleyebilirsiniz?

İK yazılımı dışında (e-posta/tablo) yürüyen işe alım adımı sayısı, işe alınan adayın çalışan kaydına aktarılma süresi ve iki sistem arasında elle girilen alan sayısı izlenir.

İşe alım tarafının ölçülebilir olması için başlangıç değeri, sahibi ve gözden geçirme sıklığı yazılır; aday ve çalışan verisinin ayrışması, İK yazılımına temiz devir ve işe alım ekibinin sistemi gerçekten kullanması aynı disiplinle izlenir. İşe alım odaklı insan kaynakları yazılımı ölçümünde yalnız işlem hacmine bakmak yanıltır.

Kaçınılması gereken uygulama hataları

İnsan kaynakları yazılımının işe alımı da 'halleder' saymak hatadır: çalışan yaşam döngüsü için tasarlanmış sistemde aday, çalışan tablosuna girer; elenenlerin verisi silinmez ve işe alım ekibi sistemi kullanmaz.

Diğer sık hatalar: aracı süreç tasarımının yerine koymak, işe alınan kişinin bilgilerinin iki sisteme elle girilmesi sorununu ölçmeden "çözüldü" saymak ve mülakat ve teklif akışı çıktısını nihai karar gibi kullanmak. Doğru yaklaşım: insan kaynakları yazılımının işe alım tarafının ATS ile karşılanması; bordro, izin ve özlük süreçlerinin ayrı sistemde kalması.